Optimización del tiempo

A veces el día no alcanza para hacer todo lo que tenemos para hacer. Sobre todo cuando la cantidad de proyectos y reuniones de negocios nos superan. Aquí una guia simple para optimizar el tiempo y aprovechar al máximo cada dia.

"Divide y trinfarás"

Una buena técnica para comenzar es escribir en papel todo lo que sucede en el dia: lo que hace, las llamadas que realiza o recibe, reuniones, descansos, etc.
Al hacerlo encontrará patrones horarios que lo ayudarán a organizar de manera más eficiente la agenda diaria, agrupando ciertas tareas a su horario más habitual para evitar interrupciones.

Reduzca los conflictos

Si observa con cuidado, descubrirá que hay períodos en el día en las que las interrupciones practicamente desaparecen: usualmente temprano a la mañana y a última hora de la jornada. Estos horarios son los ideales para planificar la agenda y revisar los informes provenientes de otras áreas, mientras que al agrupar el resto de las tareas, generalmente optimizan el tiempo utilizado.

Sobre los horarios ideales

Quienes preferimos trabajar de noche, nunca debemos olvidar que las reglas sociales de negocios tienen un horario, por lo que la agenda debe adecuarse a esa franja en particular. Otro tema importante es que cada cultura y región tiene sus horarios: Los bancos en Capital abren de 10 a 15. En Mendoza, los bancos abren de 8 a 13. En Santiago del Estero, los profesionales suelen atender de 17 a 21. Esta mal? claro que no. Es cuestión de adaptar la agenda.

Mirar hacia adelante

Al finalizar cada semana piense en las tareas y proyectos que deberá concretar en los próximos días. Al escribirlos podrá ajustar las prioridades y dedicarle a cada cosa su tiempo. Ademas es una muy buena técnica para "descargar" cosas de la cabeza para avanzar más livianos sin toda esa carga dando vueltas.

Espere lo inesperado

Una agenda muy detallada puede ser muy buena, pero como dijo TuSam, "algo puede fallar". Una oportunidad de negocios, un problema en la empresa, el tránsito, los cortes de calles, enfermarse, o cualquier otra eventualidad son cosas que definitivamente no pueden postergarse. Lo que sí podemos hacer es dejar espacio entre cada tarea (para hacer lo atrasado) y llevar una copia de la agenda en el teléfono o disponer de un acceso al CRM desde fuera de la oficina.
Hoy en día hay muchas variantes para eso.

Priorizar y Delegar

Estar en todos los aspectos de la empresa es necesario, aunque a veces profundizar en los detalles toma más tiempo de lo requerido. A muchos nos pasa que no delegamos tareas porque no se concretan como queremos, pero si dedicamos tiempo en especificar nuestros requisitos, invertiremos unos minutos para resolver una tarea que podría tomarnos horas.
Otra ventaja de delegar es que facilita la flexibilidad para lo inesperado.

Tomese un descanso

Tener una agenda muy ajustada no sólo no permite ser reajustada sino que además hace que el dia sea largo y pesado. Tomarse unos minutos para tomarse un café, salir a fumar o a tomar un poco de aire fresco son algunos ejemplos de "corte" para comenzar una nueva tarea con más energía para lo que vendrá.